Şirketinizin organizasyon yapısı nasıl olmalı?

Şaban Çağıran

Şirketteki organizasyon yapısı ve görev tanımları tüm çalışanlarca bilinmeli. Aksi halde, mükerrer iş yapılma olasılığı artabilir, ya da bazı işler ortada kalabilir. Bunun için çalışanlara çeşitli eğitimler verilebileceği gibi, görev tanımları imza karşılığı verilebilir.

Şirketlerin vizyon ve misyonlarını gerçekleştirmeleri nasıl bir organizasyon yapsına sahip olmaları ile doğrudan ilişkilidir. Bu nedenle büyük olsun küçük olsun şirketler organizasyon yapılarının etkin çalışmasına ve verimli sonuçlar elde edilmesine dönük bir yapıda olmasına büyük önem gösterirler.

İş yapılan, bir amaç uğruna rol üstlenilen, büyük ya da küçük her organizasyonda bir iş bölümü vardır. örneğin; ailede bile babanın ile annenin rolü ayrıdır. Hatta çocukların dahil bir hiyerarşik yapı, görev paylaşımı vardır. Bu görev paylaşımı, ailenin amacına göre şekil/içerik değiştirebilir. Yani amaca göre şekillenir. Şirketlerde de bu, böyledir. Organizasyon yapısı, şirketin amacına göre şekil ve yapı değiştirir. öyleyse şirket organizasyon yapısı, şirketin vizyon ve misyonu ile stratejilerinin ne olduğunu yansıtır.

Organizasyon yapısı, hiyerarşide yer alan kişi ve fonksiyonların/bölümlerin, bir yandan ast-üst ilişkilerini ortaya koyarken, diğer yandan görev tanımlarını gösterir. Dolayısıyla organizasyon yapısının, doğru bir şekilde dizayn edilmesi, şirketin amaçlarını gerçekleştirmesinde çok ama çok önemli bir rol oynar.

Organizasyon yapısı bölümlerin görev fonksiyonlarının yanında, kişilerin görev tanımlarını da içerir. Görev tanımı, bir organizasyonda yapılan tüm işlerin, çalışan kişilere dengeli bir şekilde dağılımını ihtiva eder. Böylece şirkette sahipsiz/ortada iş kalmayacağı gibi, işsiz personel de kalmaz. Görev paylaşımının etkin ve verimli bir dağılımda olması gerekir. Fonksiyon bazında bakıldığında ise işin belirli bölümde ve/veya kişide yoğunlaşması engellenir.

Bazen görürüz. Bazı kişilerin iş yükü çok ama çok fazla olurken, bazılarınınsa çok rahat oldukları görülür. Organizasyon yapısının buna izin vermemesi gerekir.

Organizasyonun yatay mı, yoksa dikey mi bir yapıda olması, yine duruma göre farklılıklar gösterebilir. Bulunulan sektörden tutun da işletmenin büyüklüğüne, teknolojinin ne kadar kullanıldığına, üretim mi yoksa hizmet sektörü mü olmasına göre bile farklılıklar gösterebilir. Her iki yapının da avantajlar ve dezavantajları vardır. örneğin, dikey ağırlıklı yapılarda, hiyerarşik yapının katı olması, işlerin ve onay mekanizmalarının yavaş işlemesine neden olabiliyor. Hiyerarşinin az olduğu yatay organizayon yapılarında ise kariyer basamakları azaldığından, çalışanlar mutsuz olabilmekte, organizasyonel kontrol sistemi zayıflayabilir.

Organizasyonda, bölümlerin biribirlerini kontrol eder bir yapıda olması çok önemli. Yani bazı bölüm ya da kişilerin birbirini kontrol eder bir yapıda görev tanımının yapılması mühim. örneğin; muhasebe bölümlerine diğer bölümleri kontrol etme fonksiyonu verilebileceği gibi, denetim bölümlerine tüm diğer bölümleri kontrol etme görevi, operasyon bölümlerine satış bölümlerini kontrol etme görevi verebilir.

Organizasyonda yer alan kişilerin görev tanımlarının doğru bir şekilde oluşturulması da en azından organizayon yapısı kadar önemlidir. Görev tanımları yapılırken, her bir unvan bazında görev niteliği, eğitim durumu, deneyim, ilgili teknik bilgilere sahip olunup olunmadığı ve görevlerin buna uygun bir şekilde oluşturulup oluşturulmadığı mutlaka dikkate alınmalı.

Organizasyon yapısı dinamik olmalı, günün koşullarına uygun olarak, ihtiyaç duyulduğunda revize edilebilir olmalı.

Organizasyon yapısı, diğer bölümlerle uyumlu bir yapıda olmalı, aynı hedefi gerçekleştirmeye dönük olmalı.

Bir diğer önemli hususta organizasyon yapısı ve görev tanımlarının tüm çalışanlarca biliniyor olmasıdır. Aksi halde, mükerrer iş yapılma olasılığı artabilir, ya da bazı işler ortada kalabilir. Bunun için çalışanlara çeşitli eğitimler verilebileceği gibi, görev tanımları imza karşılığı verilebilir.

özetle, organizasyon yapısı; şirketin misyon, vizyon ve stratejilerine uygun olarak oluşturulmalı, organizasyonel kontrol fonksiyonunu içermeli, dinamik bir yapıda olmalı, biribiriyle uyumlu olmalı, işin zamanında ve gereği gibi yapılmasına olanak sağlamalı, verimli sonuçlar üretilmesine katkıda bulunmalı.